In einem Web3, das jeden Tag mit Meetings gefüllt ist, wie kann man die Effizienz von Meetings verbessern? | Tiefe Gespräche

Anmerkung des Herausgebers: Im Hinblick auf die gerade beendete Token2049 entstandene Diskussion über die Verbesserung der Effektivität von Konferenzen, insbesondere in Situationen, in denen der Konferenzinhalt oft redundant erscheint. Es wird gehofft, dass ein wirklich herausragender Konferenzplan in Form von ungelösten Problemen präsentiert wird, um das Sinn und Engagement der Teilnehmer zu stärken. Gleichzeitig wird betont, dass die Teilnehmer mit dem Diskussionsthema in Verbindung stehen sollten, um die Effizienz nicht durch eine zu große Anzahl von Teilnehmern zu beeinträchtigen. Eine gute Konferenzatmosphäre ist ohne die aktive Führung der Führungskräfte nicht möglich, die dem Team folgen und den Austausch und die Kollision unterschiedlicher Standpunkte fördern müssen. Darüber hinaus sind regelmäßige Einzelgespräche ein wichtiges Mittel zur Steigerung des Engagements und der Bindung der Mitarbeiter, insbesondere wenn Manager in der Lage sind, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu hören und zu verstehen. Insgesamt sollte die Verbesserung der Qualität von Konferenzen ihre Hauptziele, Strukturdesigns, Teilnehmerauswahl und Feedbackmechanismen folgen, um sicherzustellen, dass jede Konferenz einen substantiellen Wert bringt.

Zusammenfassung der Kernfragen der Diskussion:

· Die Notwendigkeit von Meetings und die Schlüssel zum erfolgreichen Meeting

· Meeting frequency and agenda settings

· Management mindset and participants

· Konferenzzeitrahmen und Feedbackzusammenfassung

· Die Form der Konferenz und die Bedeutung von One-on-One-Meetings

· Die Beziehung zwischen Anleitung und Feedback

Notwendigkeit und Ziel der Konferenz

Moderator: Gibt es wirklich so viele Meetings? In den USA gibt es möglicherweise mehr als 100 Millionen Meetings pro Tag, einige davon sind sehr erfolgreich, während andere weniger zufriedenstellend sind. Heute wollen wir diskutieren, wie Meetings verbessert werden können. Steve, bist du wegen dieses Meetings nach Oslo gekommen?

Steve: Ja, das ist das Meeting, an dem ich immer teilnehmen wollte.

Moderator: Wie bist du an der Konferenz interessiert?

Steve: Tatsächlich kann ich es nicht klar sagen, aber jeden Tag mit Meetings gefüllt zu werden und dennoch das Gefühl zu haben, keine Erfolge zu erzielen, macht mich sehr frustriert. Ist dieses Gefühl bei unzähligen Arbeitnehmern weit verbreitet? Die Antwort ist definitiv ja, Tage voller Meetings erschöpfen die Menschen.

Moderator: Was ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Konferenz?

Steve： Erfolgreiche Meetings haben einige wichtige Faktoren. Erstens ist ein klares Ziel wichtig. Studien haben gezeigt, dass die besten Meeting-Moderatoren alle eine Gemeinsamkeit haben: Sie betrachten sich selbst als Zeitmanager für andere. Wenn Sie so denken, wird die Auswahl, Gestaltung, Leitung und Beendigung von Meetings absichtsvoller. Bei Meetings mit wichtigen Stakeholdern behalten wir normalerweise dieses Managementbewusstsein bei, aber bei Meetings mit Teams oder Kollegen entspannen wir diesen Standard oft. Wir werden diskutieren, wie man dieses Zielbewusstsein in der konkreten Auswahl reflektieren kann.

Häufigkeit und Form der Meetings

Moderator: Wann sollte die Sitzung einberufen werden?

Steve: Meetings should be held when there is a clear purpose, and there is a need for interaction and participation.

**Moderator: Sollten wir regelmäßig Besprechungen planen, zum Beispiel jeden Montag?

**Steve：**Wenn es gute Gründe gibt, so zu planen, sollte man das tun, aber Meetings sollten nicht nur aus Gewohnheit stattfinden. Wir sollten vorsichtiger sein und sicherstellen, dass Meetings nur angesetzt werden, wenn es absolut notwendig ist.

**Moderator: Wann sollte die E-Mail gesendet werden?

**Steve：**Einige E-Mails können tatsächlich in Besprechungen umgewandelt werden, während einige Besprechungen durch E-Mails ersetzt werden können. Der Schlüssel liegt darin, ob der Inhalt interaktive Beteiligung erfordert. Wenn der Inhalt eine Beteiligung erfordert, ist eine Besprechung eine ideale Form. Lassen Sie uns über einen technischen Ansatz diskutieren, der eng mit der Tagesordnung der Besprechung verbunden ist. Jeder weiß, wie wichtig die Erstellung einer Tagesordnung ist, und ich möchte einen alternativen Ansatz vorschlagen, der dabei hilft, zu beurteilen, wann ein Meeting abgehalten werden sollte und wann nicht.

Anstatt es als Diskussionsthema zu kennzeichnen, ist es besser, es als unbeantwortete Frage zu betrachten. Indem Sie die Tagesordnung als Fragestellung rahmen, müssen Sie innehalten und ernsthaft darüber nachdenken: Warum muss ich diese Sitzung einberufen?

Auf diese Weise wissen Sie besser, wer die Schlüsselteilnehmer des Meetings sind, da sie eng mit diesen Fragen verbunden sind. Gleichzeitig können Sie dadurch besser beurteilen, ob das Meeting erfolgreich war - wenn die Fragen beantwortet wurden, war das Meeting effektiv. Wenn Sie keine Fragen stellen können, ist es möglicherweise nicht erforderlich, ein Meeting abzuhalten.

Teilnehmer der Konferenz, Größe, Zeit, vollständiger Überblick über den gesamten Prozess

Moderator: Was ist die Einstellung eines Managers?

**Steve：**Das bedeutet, dass Sie die Zeit der Einladung zur Teilnahme an der Sitzung respektieren. Wenn Sie diese Art von Management-Mindset haben, werden Sie sorgfältigere Entscheidungen treffen, um sicherzustellen, dass die Investition in diese Sitzungszeit wertvoll ist und die Leute das Gefühl haben, dass es nicht nur eine Belastung, sondern eine Belohnung ist.

Moderator: Wer sollte an der Konferenz teilnehmen?

**Steve：**Die Teilnehmer an der Konferenz sollten diejenigen sein, die wichtige Fragen beantworten können. Während der Pandemie laden wir oft wahllos viele Menschen ein, um niemanden auszuschließen. Der Wunsch, die Konferenz zu vergrößern, hat drei Ursachen: Erstens aus gutem Willen, um sicherzustellen, dass jeder teilnimmt; zweitens aus Faulheit, um einfach Termine anderer zu blockieren; drittens aus Unruhe, insbesondere im Hintergrund der Fernarbeit, haben Führungskräfte ein geringes Vertrauen in ihr Management und versuchen daher, ihre Präsenz durch die Erhöhung der Anzahl der Konferenzteilnehmer zu zeigen.

Moderator: Wie groß sollte die ideale Anzahl von Teilnehmern bei einer Konferenz sein?

**Steve：**Je nach gewünschter Interaktion, wenn Sie wirklich Interaktion schaffen wollen, ist es schwierig mit mehr als 8 Personen, der Moderator muss über starke Führungsfähigkeiten verfügen.

Moderator: Wie lange sollte die Konferenz dauern?

**Steve：**Es sollte versucht werden, die Zeit so weit wie möglich zu kontrollieren, aber die Meeting-Zeit wird oft ausgefüllt. Das ist das Parkinson-Gesetz, die Arbeit dehnt sich auf die zugeteilte Zeit aus. Wenn das Meeting auf 60 Minuten angesetzt ist, wird die gesamte 60 Minuten genutzt. Allerdings können wir dieses Prinzip nutzen. Wenn die Meeting-Zeit auf 25 Minuten verkürzt wird, kann die Aufgabe tatsächlich auch erledigt werden. Studien zeigen, dass eine Reduzierung der festgelegten Meeting-Zeit um etwa 5 Minuten tatsächlich positiven Druck erzeugt, die Konzentration verstärkt und die Teamleistung verbessert.

**Moderator: Ist es hilfreich, die Aufzeichnung der Sitzungsinhalte für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, zur Verfügung zu stellen?

Steve: Ja, die Aufzeichnung des Meetinginhalts hilft den abwesenden Personen, sich nicht ausgeschlossen zu fühlen.

Moderator: Wie können Meetings effektiv und ansprechend gestaltet werden?

Der Moderator sollte sich bewusst sein, dass er der Gastgeber der Konferenz ist. Sie sollten die Teilnehmer begrüßen, Vorstellungen machen, Dank aussprechen und allen helfen, vom vorherigen Zustand in den Konferenzmodus zu wechseln. Zum Beispiel: Ich habe noch nicht Ihre Meinung gehört, Gon, was denken Sie dazu? Oder: Sandy, ich weiß, dass Sie ähnliche Arbeiten machen, können Sie diese teilen? Auf diese Weise kann der Moderator den Zusammenstoß unterschiedlicher Standpunkte fördern und am Ende der Konferenz eine Zusammenfassung vorantreiben.

Moderator: You mentioned the importance of conflicts in meetings. We once invited Ed Catmull, the founder of Pixar, who mentioned Steve Jobs. He fired two board members because they never disagreed with him in meetings. He said that if you don’t raise objections, you won’t contribute to the company. So how can we create an environment where people are willing to express different opinions?

**Steve：**Wir hoffen natürlich, dass es bei Meetings zu Konflikten kommt, aber es sollten Konflikte in den Gedanken sein, nicht in den Persönlichkeiten. Um eine solche Kultur des Gedankenaustauschs zu schaffen, müssen die Führungskräfte zunächst ihre Erwartungen klar formulieren und während der Meetings dieses Denken fördern. Darüber hinaus ist Schweigen auch ein effektiver Weg, Konflikte zu schaffen. Wenn die Gruppe in Stille interagiert, beispielsweise gemeinsam in einem Dokument tippt, wird der Effekt des Brainstormings besser sein. Auf diese Weise kann jeder gleichzeitig Ideen beitragen, ohne von der ersten Person beeinflusst zu werden, und so mehr unterschiedliche Meinungen erhalten.

Moderator: Wie wird man ein guter Zuhörer?

Steve: Hören besteht aus mehreren Komponenten, und das Schlüssel zum Zuhören besteht darin, sich für das zu interessieren, was die andere Person sagt. Aktives Zuhören bedeutet also, sich wirklich in die Aussagen der anderen Person einzubinden und zu versuchen, zu verstehen, was sie sagen. Zum Beispiel können Formulierungen wie ‘Helfen Sie mir zu verstehen’ oder ‘Bitte sagen Sie mehr’ verwendet werden, um eine bessere Interaktion mit der anderen Person zu ermöglichen.

Moderator: Wie lange sollte ein Einzelgespräch dauern?

Steve: Wir haben jeden Tag Einzelgespräche, aber ich möchte über etwas anderes sprechen. Das Buch, das ich geschrieben habe, heißt ‘Schön, dass wir uns treffen: Die Kunst und Wissenschaft der Einzelgespräche’. In diesem Kontext handelt es sich um Gespräche zwischen Managern und direkten Untergebenen und nicht um Vorbereitungen für Manager. Es ist ein spezieller Raum, in dem Mitarbeiter ihre Gedanken und Ideen äußern können und der Manager lediglich auf den Inhalt des Mitarbeiters reagiert. Studien zeigen, dass Mitarbeiter, wenn Manager regelmäßig solche Einzelgespräche führen, den Herausforderungen, Gedanken, Bedenken und Chancen der Mitarbeiter folgen, eine höhere Mitarbeiterengagement-Rate aufweisen und es einfacher ist, Spitzenkräfte zu halten.

Wir haben aus zwei Perspektiven untersucht. Erstens haben wir die Präferenzen der Menschen für die Häufigkeit von Einzelgesprächen mit Managern erfragt, wobei die Mehrheit sich für einmal pro Woche entschieden hat. Dann haben wir die Beziehung zwischen der Häufigkeit und der Arbeitsbeteiligung untersucht und festgestellt, dass Einzelgespräche einmal pro Woche oder alle zwei Wochen am effektivsten sind. Monatliche Treffen führen oft zu mangelnder Kontinuität in der Beziehung und zu veralteten und fragmentierten Diskussionen.

**Moderator: Wie viele Einzelgespräche sollte ein Manager führen?

**Steve：**Manager sollte regelmäßige Einzelgespräche mit jedem direkten Untergebenen führen. Idealerweise sollte die Anzahl der direkten Untergebenen nicht mehr als zehn betragen. Die Dauer dieser Gespräche ist nicht so wichtig, es geht vielmehr um die Regelmäßigkeit. Ein 20-minütiges hochwertiges wöchentliches Gespräch hat die gleiche Wirkung wie ein einstündiges Gespräch. Als Manager verpassen Sie die besten Talente, wenn Sie glauben, keine Zeit für Einzelgespräche zu haben.

**Moderator: Warum zögern die Menschen, Einzelgespräche zu führen, wenn sie so wichtig sind?

**Steve：**Weil jeder so beschäftigt mit Zeitmanagement ist und sich oft fragt, welche Meetings entfallen können. Ein alternativer Titel für mein Buch wäre Meetings, die nicht durch E-Mails ersetzt werden können, denn das gilt tatsächlich für One-on-One-Meetings.

Moderator: Können Sie über Einzelgespräche und deren Bedeutung sprechen?

Steve: Ein One-on-One-Meeting bezieht sich auf eine intensive Diskussion zwischen zwei Teilnehmern, die für den Aufbau von Vertrauen, die Lösung von Problemen und die Förderung der persönlichen Entwicklung von entscheidender Bedeutung sind. Solche Meetings fördern eine direktere Kommunikation und ermöglichen es beiden Seiten, die Bedürfnisse und Herausforderungen des anderen besser zu verstehen. In der Regel sprechen die Führungskräfte in Meetings am meisten, ohne jedoch wirklich das Geschehen im Meeting zu erfassen. Je höher die Führungsebene, desto leichter ist es, sich in die eigenen Aussagen zu vertiefen und dies für großartig zu halten. Sie denken, dass je mehr Menschen sprechen, desto besser ist das Meetingserlebnis. Daher können sie am Ende des Meetings das Gefühl haben, dass es erfolgreich war, während andere Teilnehmer möglicherweise nicht dasselbe empfinden.

Moderator: Welche Rolle spielt die Anleitung dabei?

Steve: Das Konzept der Anleitung und Einzelgespräche passt perfekt zusammen. Gute Mentoren haben in der Regel keine persönliche Agenda, sondern interagieren wirklich mit den Betreuten. Diese Einzelgespräche bieten die Möglichkeit zur Anleitung und Beratung, aber der Mitarbeiter ist derjenige, der den Prozess in Gang setzt. Wenn ein Mitarbeiter ein bestimmtes Problem erwähnt, kann der Manager eine Lösung anbieten, während der Mentor fragt, wie Sie das Problem lösen würden?

Moderator: In your opinion, which is better, an internal mentor or an external mentor?

**Steve：**Dies hängt von der spezifischen Rolle und der Erfahrenheit des Mitarbeiters in der Organisation ab. Im Allgemeinen können interne Mentoren für höhere Positionen mehr relevante Informationen bereitstellen, während externe Mentoren in bestimmten Situationen möglicherweise geeigneter sind.

Moderator: Wie beendet man ein Meeting?

**Steve：**Obwohl das Treffen enden wird, gibt es oft kein klares Ende. Das beste Treffen sollte fünf Minuten oder drei Minuten vor dem Ende anhalten, um eine Zusammenfassung zu machen und deutlich zu machen, dass wir diese Themen diskutiert haben.

Eine andere Art von Meeting

Moderator: In unserer Stiftung bewerten wir Konferenzen und erstellen nach Abschluss eine Rangliste. Ist das eine gute Idee?

Steve: Gut, aber die Verwendung der Daten muss genauer sein. Wie ich zuvor erwähnt habe, glauben Führungskräfte oft, dass sie besser darin sind, Meetings abzuhalten als andere, was zu kognitiven Blindstellen führt. Wenn sie glauben, dass die Meetings gut laufen, sind sie oft nicht bereit, Veränderungen vorzunehmen. Daher sind Feedback und Daten besonders wichtig, um das Bewusstsein zu erhöhen.

Moderator: Sollten wir im Stehen tagen?

Steve: Manchmal ja, aber nicht immer. Studien zeigen, dass Stehbesprechungen in der Regel die Hälfte der Zeit benötigen und ähnliche Ergebnisqualität haben. Aber niemand möchte stundenlang stehen, wenn die Besprechung lange dauert. Es gibt viele Möglichkeiten, Besprechungen zu leiten, z.B. Ruhe zu bewahren, die Teilnehmer stehen zu lassen oder vor Gruppendiskussionen Paargespräche zu führen. Zum Beispiel kann ein schnelles 15-minütiges Meeting im Stehen abgehalten werden, aber für eine achtstündige Klausurtagung ist das Stehen offensichtlich nicht die beste Wahl.

Moderator: Was ist der Unterschied zwischen Online-Meetings und Face-to-Face-Meetings?

**Steve：**Vor der Pandemie war die Bewertung von virtuellen Meetings im Allgemeinen niedrig, und die Menschen bevorzugten persönliche Kommunikation. Mit der Zeit hat sich jedoch die Anpassungsfähigkeit der Menschen an virtuelle Meetings verbessert, und die Ergebnisse steigen allmählich an. Jetzt sind die Ergebnisse von virtuellen Meetings im Wesentlichen gleichwertig mit persönlichen Meetings.

Interessant ist, dass virtuelle Konferenzen in gewisser Hinsicht ein größeres Potenzial haben. Da virtuelle Konferenzen im Wesentlichen demokratisch sind, ist jeder gleichberechtigt und es gibt keinen Tischeffekt. Darüber hinaus können Online-Chats effektiv mehr Stimmen einbringen, und Plugins für anonyme Abstimmungen und schnellen Konsens erleichtern effiziente Diskussionen und reduzieren die Möglichkeit, von dominanten Stimmen beeinflusst zu werden. Daher hat die virtuelle Konferenz viele Vorteile und ist in einigen Aspekten sogar besser als persönliche Treffen.

Moderator: Was denken Sie über Multitasking?

**Steve：**Menschen multitasken in Meetings oft in Wirklichkeit, um ihre Arbeit zu erledigen. Dieses Verhalten kann die Effektivität von Meetings beeinträchtigen, ist aber für die Organisation nützlich. Man kann sagen, dass Multitasking ein Symptom für schlechte Meetings ist.

「Ursprünglicher Link」