Em um mundo Web3 preenchido com reuniões diárias, como aumentar a eficiência das suas reuniões? | Profundidade Conversa

Editor’s note: Against the backdrop of the just-concluded Token2049, a discussion has been sparked on how to improve the effectiveness of meetings, especially in cases where meeting content often appears redundant. It is hoped that truly excellent meeting agendas will be presented in the form of problems to be solved, in order to enhance participants’ sense of purpose and engagement. At the same time, it is emphasized that attendees should be relevant to the discussion topic, avoiding inefficiencies caused by too many participants. A good meeting atmosphere cannot do without the active guidance of leaders, who need to follow the dynamics of the seguir team to promote the exchange and collision of different views. In addition, regular one-on-one meetings are also an important means of enhancing employee engagement and retention, especially when managers are able to listen to and understand employee needs. Overall, improving meeting quality should follow its main purposes, structural design, participant selection, and feedback mechanisms to ensure that each meeting can bring substantive value.

Resumo da Discussão Central:

· A necessidade de reuniões e a chave para o sucesso das reuniões

· Frequência e agenda das reuniões

· Mentalidade do Gestor e Participantes da Conferência

· Eficiência e feedback da reunião

· A importância da forma da reunião e das reuniões individuais

· Relação entre orientação e feedback

A necessidade e os objetivos da reunião

Apresentador: Há realmente muitas reuniões acontecendo agora? Nos Estados Unidos, pode haver mais de 100 milhões de reuniões por dia, algumas bem-sucedidas e outras menos. Hoje, vamos explorar como melhorar as reuniões. Steve, você veio para Oslo por causa desta reunião?

**Steve：**Sim, esta é a reunião em que tenho querido participar.

Apresentador: Como é que desenvolveste interesse na conferência?

Steve: Na verdade, também não consigo explicar claramente, é só porque todos os dias são preenchidos por reuniões, mas sempre sinto que não tenho nenhum senso de realização, o que me deixa muito frustrado. Será que esse sentimento é comum entre inúmeras pessoas que trabalham? A resposta é sim, dias cheios de reuniões deixam as pessoas esgotadas.

Moderador: Qual é a chave para uma reunião bem-sucedida?

Steve: Uma reunião bem-sucedida tem vários fatores-chave, o primeiro dos quais é ter objetivos claros. Pesquisas mostram que os melhores moderadores de reuniões têm algo em comum: eles se veem como gerentes do tempo dos outros. Quando você pensa dessa forma, torna-se mais intencional na escolha, no design, na orientação e no encerramento da reunião. Normalmente, mantemos essa consciência de gerenciamento ao lidar com partes interessadas importantes, mas tendemos a relaxar esse padrão ao nos reunirmos com a equipe ou colegas. Discutiremos como incorporar essa consciência de objetivos específicos na escolha concreta.

Frequência e formato das reuniões

Host: Então, quando é que devemos realizar a reunião?

Steve: As reuniões devem ser realizadas quando há um objetivo claro, interação e participação são necessárias.

Moderador: Devemos então agendar reuniões regularmente, como toda segunda-feira?

Steve: If there are sufficient reasons to do so, this kind of arrangement can be made, but meetings should not be held just out of habit. We should be more cautious and ensure that meetings are only scheduled when absolutely necessary.

Moderador: Então quando devo enviar o e-mail?

Steve: Alguns e-mails podem ser transformados em reuniões e algumas reuniões podem ser substituídas por e-mails, dependendo se o conteúdo precisa de interação. Se o conteúdo requer participação, uma reunião é uma forma ideal. Vamos discutir um método técnico relacionado à agenda da reunião. Todos sabem a importância de ter uma agenda, mas gostaria de apresentar um método alternativo para ajudar a determinar quando é necessário ter uma reunião e quando não é.

Em vez de listar a agenda como tópicos de discussão, é melhor vê-la como perguntas a serem respondidas. Ao enquadrar a agenda como uma questão, você precisa parar e refletir: por que estou convocando esta reunião?

Desta forma, você terá uma compreensão mais clara de quem são os participantes-chave da reunião, pois eles estão intimamente relacionados a esses problemas. Isso também permite que você julgue melhor o sucesso da reunião - se as questões foram respondidas, a reunião foi bem sucedida. Se você não puder pensar em nenhuma questão, talvez não seja necessário realizar a reunião.

Participantes da conferência, escala, tempo, processo completo de resumo aprimorado

Apresentador: O que é uma mentalidade de gestor?

**Steve：**Isso significa que, ao convidar as pessoas para uma reunião, você está respeitando o tempo delas. Quando você tem essa mentalidade de gerenciamento, faz escolhas mais cuidadosas para garantir que o investimento de tempo na reunião seja valioso, fazendo com que as pessoas sintam que não é um desperdício, mas sim algo proveitoso.

Moderador: Quem deve participar da reunião?

**Steve：**As pessoas que participam das reuniões devem ser aquelas que podem responder a perguntas importantes. Durante a pandemia, muitas vezes convidamos aleatoriamente muitas pessoas para participar, a fim de evitar que alguém se sinta excluído. O desejo de expandir o tamanho das reuniões deriva de três fatores: em primeiro lugar, o desejo sincero de envolver todos; em segundo lugar, a preguiça de ocupar o calendário alheio sem consideração; em terceiro lugar, a insegurança, especialmente no contexto do trabalho remoto, os líderes carecem de confiança na gestão e, portanto, expressam sua presença gerencial aumentando o número de participantes das reuniões.

Apresentador: Qual é o tamanho ideal para uma conferência?

**Steve：**Depende do efeito de interação que se deseja alcançar. Se realmente esperarem criar interação, mais de 8 pessoas será muito difícil, o apresentador deve ter uma forte capacidade de orientação.

Moderador: Por quanto tempo deve durar a reunião?

Steve: It should be controlled within the necessary time, but meeting time is often filled up. This is Parkinson’s Law, work expands to fill the time allocated. If a meeting is scheduled for 60 minutes, it will take the full 60 minutes. However, we can leverage this principle. If we shorten the meeting time to 25 minutes, we can still accomplish the task. Research shows that reducing the designated meeting time by about 5 minutes actually creates positive pressure, enhances focus, and improves team performance.

Moderador: Será útil registrar o conteúdo da reunião para as pessoas que não puderam comparecer?

**Steve：**Sim, registar o conteúdo da reunião ajuda as pessoas que faltaram a não se sentirem mal.

**Moderador: Como tornar a reunião eficaz e atraente?

O anfitrião deve estar ciente de que é o anfitrião da reunião, eles precisam receber os participantes, fazer apresentações, expressar gratidão e ajudar todos a fazer a transição do estado anterior para a reunião. Por exemplo: Ainda não ouvi sua opinião, Ghosn, o que você acha disso? Ou: Sandy, sei que você está fazendo um trabalho semelhante, pode compartilhar? Dessa forma, o anfitrião pode encorajar a colisão de diferentes pontos de vista e impulsionar a síntese no final da reunião.

**Apresentador: Você mencionou a importância do conflito em reuniões. Já convidamos o fundador da Pixar, Ed Catmull, que mencionou Steve Jobs. Ele demitiu dois membros do conselho porque nunca discordavam dele em reuniões. Ele disse: ‘Se você não discorda, não está contribuindo para a empresa’. Então, como criar um ambiente onde as pessoas estejam dispostas a expressar opiniões diferentes?

**Steve：**Nós certamente esperamos conflitos em reuniões, mas eles devem ser conflitos de ideias, não de personalidades. Para criar essa cultura de conflito de ideias, os líderes precisam expressar claramente suas expectativas. Durante as reuniões, é importante encorajar esse choque de pensamentos. Além disso, o silêncio também é uma forma eficaz de criar conflitos. Se o grupo interagir em silêncio, por exemplo, digitando em um documento compartilhado, o efeito do brainstorming será melhor. Dessa forma, cada pessoa pode contribuir com suas ideias simultaneamente, sem ser influenciada pelo primeiro a falar, resultando em mais opiniões diferentes.

Apresentador: Como se tornar um bom ouvinte?

Steve: Ouvir tem várias componentes, a chave para ouvir é se importar com o conteúdo do outro. Portanto, ouvir ativamente significa realmente se envolver com as palavras do outro e esforçar-se para entender o que estão dizendo. Expressões como ‘me ajude a entender’ ou ‘por favor, fale mais’ são usadas para melhor interagir com a outra pessoa.

**Moderador: Com que frequência deve ocorrer uma reunião one-on-one?

**Steve：**Temos conversas individuais todos os dias, mas quero falar sobre algo diferente. O livro que escrevi chama-se “É um prazer conhecer-nos: a arte e a ciência das reuniões individuais”. Neste contexto, as reuniões individuais são entre gestores e subordinados diretos, não são preparadas para os gestores. É um espaço específico para os funcionários expressarem os seus pensamentos e ideias, cabendo aos gestores apenas reagir ao conteúdo dos funcionários. Estudos mostram que quando os gestores têm regularmente este tipo de reuniões individuais para seguir os desafios, pensamentos, preocupações e oportunidades dos funcionários, a participação dos funcionários é maior e é mais fácil reter os principais talentos.

Conduzimos a pesquisa em duas frentes. Primeiro, perguntamos sobre a preferência das pessoas em relação à frequência das reuniões individuais com os gestores, sendo que a maioria optou por uma vez por semana. Em seguida, observamos a relação entre a frequência e o envolvimento no trabalho, e descobrimos que o efeito de realizar reuniões individuais uma vez por semana ou de duas em duas semanas é o melhor. As reuniões mensais frequentemente resultam em falta de continuidade no relacionamento, levando a discussões obsoletas e dispersas.

Moderador: Com quantas pessoas o gerente deve realizar reuniões individuais?

Steve: O manager should have one-on-one meetings with each direct subordinate. Ideally, the number of direct subordinates should not exceed ten. The length of these meetings is not important, the key is regularity, a 20-minute high-quality meeting per week has the same effect as an hour-long meeting. As a manager, if you feel that you don’t have time for one-on-one meetings, then you will lose the best talents.

Se as reuniões one-on-one são tão importantes, por que as pessoas hesitam em fazê-las?

**Steve：**Porque todos estão ocupados gerindo o tempo, muitas vezes pensam em quais reuniões podem ser evitadas. Um título alternativo para o meu livro é ‘Reuniões que não podem ser substituídas por e-mails’, porque é verdade para as reuniões individuais.

Moderador: Pode falar sobre a importância de reuniões one-on-one?

Steve: Uma reunião individual é uma discussão aprofundada entre dois participantes, sendo vital para estabelecer a confiança, resolver problemas e impulsionar o desenvolvimento pessoal. Essas reuniões podem promover uma comunicação mais direta, permitindo que ambas as partes entendam melhor as necessidades e desafios um do outro. Normalmente, os membros mais altos da empresa falam mais durante a reunião, mas eles não têm uma visão completa da dinâmica da reunião. Quanto mais alto o líder, mais fácil é se envolver em seu próprio discurso e achar que está indo bem. Eles pensam que quanto mais pessoas falarem, melhor será a experiência da reunião. Portanto, eles podem achar a reunião bem-sucedida no final, mas outros participantes podem não sentir o mesmo.

Moderador: Qual é o papel do guia nisso?

**Steve：**O conceito de orientação e reuniões one-on-one se encaixa perfeitamente, bons mentores geralmente não têm uma agenda pessoal, mas sim interagem verdadeiramente com o orientado. Essas reuniões one-on-one fornecem oportunidades para orientação e aconselhamento, mas o funcionário é quem inicia o processo. Se um funcionário menciona um problema específico, o gerente pode oferecer uma solução, enquanto o mentor perguntará como você acha que poderia resolver esse problema?

Host: Qual é melhor na sua opinião, mentor interno ou mentor externo?

Steve: Depende do cargo específico e da antiguidade do funcionário na organização. Geralmente, para cargos de alto nível, o tutor interno pode fornecer mais informações relevantes, enquanto o tutor externo pode ser mais adequado em circunstâncias específicas.

Host: How to end a meeting?

**Steve：**Embora a reunião possa terminar, muitas vezes não há um final claro. A melhor reunião deve parar cinco minutos ou três minutos antes do final, resumir e esclarecer o que discutimos.

Formato de reunião diferente

Moderador: Na nossa fundação, classificamos as reuniões e, no final, temos uma lista de classificação. Isto é uma boa ideia?

Steve: Bem, mas o uso dos dados precisa ser mais refinado. Como mencionei anteriormente, os líderes geralmente acreditam que são melhores em conduzir reuniões do que os outros, o que leva a pontos cegos na percepção. Quando eles acham que a reunião está indo bem, geralmente não estão dispostos a fazer mudanças, portanto, o feedback e os dados se tornam especialmente importantes para aumentar a consciência.

Moderador: Devemos ter reuniões em pé?

Steve: Às vezes sim, mas nem sempre. Estudos mostram que fazer reuniões em pé geralmente leva metade do tempo e tem qualidade de resultados semelhante. No entanto, ninguém vai querer ficar em pé durante uma reunião longa. Quando liderando uma reunião, há muitas opções, como manter o silêncio, fazer os participantes ficarem em pé ou fazer discussões em pares antes de uma discussão em grupo. Por exemplo, uma reunião rápida de 15 minutos pode ser realizada em pé, mas ficar em pé obviamente não é a melhor escolha para uma reunião de retiro de oito horas.

Moderador: Qual é a diferença entre uma reunião online e uma reunião presencial?

**Steve：**Antes da pandemia, as avaliações das reuniões virtuais eram geralmente baixas, as pessoas preferiam mais a comunicação presencial. No entanto, com o passar do tempo, a capacidade de adaptação das pessoas às reuniões virtuais aumentou e os resultados também têm vindo a Ascensão gradualmente. Agora, os resultados das reuniões virtuais são praticamente equivalentes aos das reuniões presenciais.

É interessante que as conferências virtuais tenham mais potencial em certos aspectos. Por serem essencialmente democráticas, as conferências virtuais garantem igualdade para todos, eliminando o efeito da mesa principal. Além disso, o chat online permite a inclusão de mais vozes, e os plugins de votação anônima e Consenso tornam as discussões mais eficientes, reduzindo a possibilidade de serem influenciadas por vozes dominantes. Portanto, as conferências virtuais têm muitas vantagens e, em alguns aspectos, podem até ser superiores às reuniões presenciais.

**Apresentador: O que você acha de multitarefa?

**Steve：**As pessoas geralmente estão realmente a trabalhar quando estão a fazer várias tarefas durante uma reunião. Este comportamento pode prejudicar a eficácia da reunião, mas é benéfico para a organização. Pode-se dizer que o multitasking é um sintoma de reuniões ruins.

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