Trong Web3 luôn bị lấp đầy bởi các cuộc họp hàng ngày, làm thế nào để nâng cao hiệu quả cuộc họp của bản thân?｜Độ sâu đối thoại

Biên tập viên chú ý: Dựa trên Token2049 vừa mới kết thúc, đã mở ra cuộc thảo luận về cách nâng cao hiệu quả của cuộc họp, đặc biệt là trong trường hợp nội dung cuộc họp thường trở nên lặp đi lặp lại. Mong muốn lịch trình cuộc họp thực sự xuất sắc được trình bày dưới dạng việc giải quyết các vấn đề, nhằm tăng cường mục đích và cam kết của người tham gia. Đồng thời, nhấn mạnh rằng người tham dự cuộc họp nên liên quan đến chủ đề thảo luận, tránh ảnh hưởng đến hiệu suất do sự tham gia quá nhiều người. Một môi trường cuộc họp tốt không thể thiếu sự hướng dẫn tích cực của nhà lãnh đạo, họ cần theo dõi đội nhóm và thúc đẩy sự trao đổi và va chạm giữa các quan điểm khác nhau. Ngoài ra, cuộc họp một-một định kỳ cũng là một phương tiện quan trọng để nâng cao sự tham gia và tỉ lệ giữ chân nhân viên, đặc biệt là trong trường hợp người quản lý có thể lắng nghe và hiểu nhu cầu của nhân viên. Nhìn chung, việc nâng cao chất lượng cuộc họp nên theo dõi mục tiêu chính, thiết kế cấu trúc, lựa chọn người tham gia và cơ chế phản hồi, để đảm bảo mỗi cuộc họp mang lại giá trị thực sự.

Tổng kết vấn đề trung tâm:

· Sự cần thiết của cuộc họp và yếu tố quan trọng để thành công cuộc họp

· Tần suất họp và cài đặt nghị sự

· Tâm lý quản lý và người tham dự

· Thời gian hiệu quả của cuộc họp và tổng kết phản hồi

· Hình thức hội nghị và sự quan trọng của hội nghị một đối một

· Mối quan hệ giữa hướng dẫn và phản hồi

Sự cần thiết và mục tiêu của cuộc họp

**Người dẫn chương trình: Số lượng cuộc họp thực sự rất lớn phải không? Ở Mỹ, có thể có hơn 100 triệu cuộc họp mỗi ngày, trong đó có một số thành công và một số không như ý. Hôm nay chúng ta sẽ thảo luận về cách cải thiện cuộc họp. Steve, bạn đến Oslo vì cuộc họp này phải không?

Steve: Đúng vậy, đây là cuộc họp mà tôi luôn muốn tham gia.

**Người dẫn chương trình: Bạn đã có hứng thú với cuộc họp như thế nào?

Steve: Thực ra tôi cũng không thể nói rõ, chỉ vì mỗi ngày đều bị cuộc họp lấp đầy, nhưng vẫn cảm thấy không có cảm giác thành tựu gì, điều này khiến tôi rất thất vọng. Có phải cảm giác này tồn tại phổ biến trong vô số người làm việc? Câu trả lời là chắc chắn, những ngày đầy cuộc họp khiến người ta mệt mỏi.

**Người dẫn chương trình: Yếu tố quan trọng của một cuộc họp thành công là gì?

**Steve：**Có một số yếu tố quan trọng để một cuộc họp thành công, đầu tiên là mục tiêu rõ ràng. Nghiên cứu cho thấy người dẫn chương trình họp xuất sắc nhất thường có một điểm chung, đó là coi mình là người quản lý thời gian của người khác. Khi bạn nghĩ theo cách này, bạn sẽ trở nên có chủ ý hơn trong việc lựa chọn, thiết kế, hướng dẫn và kết thúc cuộc họp. Chúng ta thường giữ tư duy quản lý này khi họp với những bên liên quan quan trọng, nhưng khi họp với đồng nghiệp hoặc đồng đội, thì thường có xu hướng lỏng lẻo tiêu chuẩn này. Chúng ta sẽ thảo luận về cách thể hiện ý thức mục tiêu này trong việc lựa chọn cụ thể.

Tần suất và hình thức họp

Người dẫn chương trình: Vậy khi nào nên tổ chức cuộc họp?

Steve: Cuộc họp nên được tổ chức trong trường hợp có mục đích rõ ràng, cần có sự tương tác và tham gia.

MC: Vậy chúng ta có nên sắp xếp các cuộc họp định kỳ, ví dụ như hàng tuần vào ngày thứ hai không?

**Steve：**Nếu có lý do đầy đủ để sắp xếp như vậy, nhưng không nên tổ chức cuộc họp chỉ vì thói quen. Chúng ta nên thận trọng hơn và đảm bảo chỉ sắp xếp cuộc họp khi thực sự cần thiết tuyệt đối.

Người điều hành: Vậy khi nào tôi nên gửi email? **

Steve: Một số email thực tế có thể được chuyển thành cuộc họp, trong khi một số cuộc họp có thể được thay thế bằng email, chìa khóa nằm ở việc liệu nội dung có cần tương tác hay không. Nếu nội dung đòi hỏi sự tham gia, cuộc họp sẽ là hình thức lý tưởng. Hãy thảo luận về một phương pháp kỹ thuật, liên quan mật thiết đến chương trình cuộc họp. Mọi người đều biết tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cuộc họp, và tôi muốn đưa ra một phương pháp thay thế để giúp mọi người xác định khi nào nên tổ chức cuộc họp và khi nào không nên tổ chức cuộc họp.

Thay vì xem xét chương trình là chủ đề thảo luận, hãy xem xét nó như là các vấn đề cần giải quyết. Bằng cách xác định chương trình như là các vấn đề, bạn cần dừng lại và suy nghĩ một cách nghiêm túc: Tại sao tôi lại muốn tổ chức cuộc họp này?

Như vậy, bạn sẽ rõ hơn ai là những người tham gia quan trọng trong cuộc họp vì họ liên quan chặt chẽ đến những vấn đề này. Đồng thời, điều này cũng giúp bạn đánh giá xem cuộc họp có thành công hay không - nếu các vấn đề được giải quyết, thì cuộc họp là hiệu quả. Nếu bạn không thể nghĩ ra bất kỳ vấn đề nào, có thể không cần tổ chức cuộc họp.

Người tham dự hội nghị, quy mô, thời gian, tóm tắt toàn bộ quy trình hoàn chỉnh

Người điều hành: Tâm lý quản lý là gì? **

Steve: Điều này có nghĩa là khi bạn mời người khác tham gia cuộc họp, bạn tôn trọng thời gian của họ. Khi bạn có tư duy quản lý như vậy, bạn sẽ chọn lựa cách thức một cách tỉ mỉ hơn, đảm bảo rằng đầu tư thời gian vào cuộc họp này có giá trị, khiến mọi người cảm thấy đó không phải là một sự tiêu tốn mà là một sự thu được.

Người dẫn chương trình: Ai nên tham dự cuộc họp?

Steve: Những người tham dự cuộc họp nên là những người có thể trả lời các câu hỏi quan trọng. Trong thời gian đại dịch, chúng ta thường mời nhiều người tham gia cuộc họp một cách ngẫu nhiên để tránh ai cảm thấy bị loại trừ. Sự mong muốn mở rộng quy mô cuộc họp này bắt nguồn từ ba yếu tố: thứ nhất, vì lòng tốt muốn mọi người đều tham gia; thứ hai, vì lười biếng, chiếm lịch làm việc của người khác một cách tùy tiện; thứ ba, vì sự bất an, đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa, những người lãnh đạo thiếu tự tin trong việc quản lý, vì vậy họ tăng số lượng người tham dự cuộc họp để thể hiện sự hiện diện của bản thân trong quản lý.

Người dẫn chương trình: Vậy kích thước cuộc họp lý tưởng là bao nhiêu?

**Steve：**Tùy thuộc vào hiệu quả tương tác mà bạn muốn đạt được, nếu bạn thực sự muốn tạo ra tương tác, với hơn 8 người sẽ rất khó khăn, người dẫn chương trình phải có khả năng dẫn dắt mạnh mẽ.

Người dẫn chương trình: Hội nghị nên kéo dài bao lâu?

**Steve：**Nên cố gắng kiểm soát thời gian cần thiết, nhưng thời gian họp thường bị lấp đầy. Đó chính là định lý Parkinson, công việc sẽ mở rộng để phù hợp với thời gian được phân bổ. Nếu cuộc họp được lên kế hoạch trong 60 phút, nó sẽ sử dụng hết 60 phút. Tuy nhiên, chúng ta có thể tận dụng nguyên lý này. Nếu rút ngắn thời gian họp xuống 25 phút, thực tế cũng có thể hoàn thành nhiệm vụ. Nghiên cứu cho thấy, nếu bạn giảm khoảng 5 phút trong thời gian họp xác định, sẽ tạo ra áp lực tích cực, tăng cường sự tập trung, và hiệu suất nhóm sẽ tốt hơn.

**Người dẫn chương trình: Việc ghi lại nội dung cuộc họp có hữu ích cho những người không tham dự không?

**Steve：**Vâng, việc ghi chép nội dung cuộc họp có ích cho những người vắng mặt cảm thấy không sao.

Người điều phối: Làm thế nào để bạn làm cho một cuộc họp hiệu quả và hấp dẫn? **

Người dẫn chương trình cần nhận thức rằng họ là người chủ trì cuộc họp, họ cần chào đón người tham dự, giới thiệu, bày tỏ lòng biết ơn, và giúp mọi người chuyển từ trạng thái trước đó sang cuộc họp. Ví dụ: Tôi chưa nghe ý kiến của bạn, Ghosn, bạn nghĩ sao về điều này? Hoặc: Sandy, tôi biết bạn đang làm công việc tương tự, có thể chia sẻ chút không? Như vậy, người dẫn chương trình có thể khuyến khích sự va chạm của các quan điểm khác nhau và thúc đẩy việc tổng kết khi cuộc họp kết thúc.

Người dẫn chương trình: Bạn đã đề cập đến tầm quan trọng của sự xung đột trong cuộc họp. Chúng tôi đã mời sáng lập viên của Pixar, Ed Catmull, ông đã nhắc đến Steve Jobs. Ông đã sa thải hai thành viên Hội đồng quản trị vì họ không bao giờ trái ý kiến với ông trong cuộc họp. Ông nói rằng, nếu bạn không có ý kiến khác, bạn sẽ không đóng góp cho công ty. Vậy làm thế nào để tạo ra một môi trường mà mọi người muốn biểu đạt ý kiến khác nhau?

Steve: Chúng tôi tất nhiên hy vọng có sự xung đột trong cuộc họp, nhưng nó nên là xung đột về tư tưởng, chứ không phải về nhân cách. Để tạo ra một văn hóa xung đột tư duy như vậy, trước tiên, nhà lãnh đạo cần phải diễn đạt rõ ràng kỳ vọng của họ, trong quá trình cuộc họp, cần khuyến khích va chạm tư duy này. Ngoài ra, sự im lặng cũng là một cách hiệu quả để tạo ra xung đột. Nếu nhóm tương tác mà không có âm thanh, ví dụ như cùng gõ chung trên một tài liệu, hiệu ứng cơn bão tư duy sẽ tốt hơn. Như vậy, mỗi người có thể đóng góp ý tưởng cùng một lúc, mà không bị ảnh hưởng bởi người nói đầu tiên, từ đó nhận được nhiều ý kiến khác nhau hơn.

Người dẫn chương trình: Làm thế nào để trở thành một người lắng nghe tốt?

Steve: Có nhiều yếu tố để lắng nghe, và chìa khóa để lắng nghe là quan tâm đến những gì người khác đang nói. Do đó, lắng nghe tích cực là tất cả về việc thực sự tham gia vào lời nói của người khác và cố gắng hiểu những gì họ đang nói. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các biểu thức như giúp tôi hiểu hoặc vui lòng nói thêm, tất cả để tương tác tốt hơn với người khác.

Người dẫn chương trình: Một cuộc họp một cách cá nhân nên kéo dài bao lâu?

**Steve：**Chúng tôi có cuộc trò chuyện một cách riêng tư hàng ngày, nhưng tôi muốn nói về một điều khác. Cuốn sách tôi viết mang tên “Rất vui được gặp bạn: Nghệ thuật và khoa học của các cuộc họp một cách riêng tư”. Trong ngữ cảnh này, cuộc họp một cách riêng tư diễn ra giữa quản lý và cấp dưới trực tiếp, không phải là để chuẩn bị cho quản lý. Đây là một không gian đặc biệt để nhân viên thể hiện suy nghĩ và ý kiến của họ, quản lý chỉ cần phản ứng với nội dung của nhân viên. Nghiên cứu cho thấy, khi quản lý thường xuyên tổ chức cuộc họp một cách riêng tư như vậy, theo dõi thách thức, suy nghĩ, quan tâm và cơ hội của nhân viên, sự tham gia của nhân viên sẽ cao hơn và việc giữ chân những nhân viên tài năng hàng đầu cũng dễ dàng hơn.

Chúng tôi đã tiến hành khảo sát từ hai phía. Đầu tiên, chúng tôi hỏi về tần suất yêu thích của mọi người trong việc tham gia cuộc họp một một với người quản lý, hầu hết mọi người chọn tham gia một lần mỗi tuần. Sau đó, chúng tôi quan sát mối quan hệ giữa tần suất và sự tham gia vào công việc và phát hiện ra rằng cuộc họp một một hàng tuần hoặc hàng hai tuần là hiệu quả nhất. Cuộc họp một lần mỗi tháng thường dẫn đến mối quan hệ thiếu liên tục, các cuộc thảo luận trở nên cũ kỹ và khó kiểm soát.

Người dẫn chương trình: Quản lý nên có cuộc họp một cách riêng tư với bao nhiêu người?

Steve: Quản lý nên có buổi họp một kênh với mỗi nhân viên cấp dưới trực tiếp. Lý tưởng là số nhân viên trực tiếp không quá mười người. Thời lượng của các cuộc họp này không quan trọng, điều quan trọng là chúng được tiến hành đều đặn, hiệu quả của một cuộc họp chất lượng cao trong 20 phút hàng tuần tương đương với cuộc họp một giờ. Nếu bạn là một quản lý và cảm thấy không có thời gian cho buổi họp một kênh với nhân viên cấp dưới trực tiếp, thì bạn sẽ mất đi những nhân tài xuất sắc nhất.

**主持人：Nếu cuộc họp một-một quan trọng như vậy, tại sao mọi người vẫn do dự để tham gia?

**Steve：**Bởi vì mọi người đều bận rộn với việc quản lý thời gian, thường xuyên nghĩ về những cuộc họp nào có thể không cần thiết. Một tiêu đề thay thế của cuốn sách của tôi là cuộc họp không thể thay thế bằng email, vì cuộc họp một một thực sự quan trọng.

MC: Có thể nói về cuộc họp một một và tầm quan trọng của nó không?

**Steve：**Cuộc họp một kèm một ám chỉ cuộc thảo luận sâu sắc giữa hai người tham gia, rất quan trọng để xây dựng niềm tin, giải quyết vấn đề và thúc đẩy sự phát triển cá nhân. Loại họp này có thể thúc đẩy sự giao tiếp trực tiếp hơn, giúp hai bên hiểu rõ hơn về các nhu cầu và thách thức của nhau. Thường thì, những người có vị trí cao nhất thường phát biểu nhiều nhất trong cuộc họp, nhưng họ không thực sự hiểu rõ về bản chất của cuộc họp. Người lãnh đạo càng cao cấp, họ càng dễ mắc kẹt trong cách họ phát biểu, họ cảm thấy rằng đó là tuyệt vời. Họ nghĩ rằng càng nhiều người phát biểu thì trải nghiệm cuộc họp càng tốt. Do đó, khi kết thúc cuộc họp, họ có thể cảm thấy rất thành công, nhưng người tham dự khác có thể không có cảm nhận tương tự.

**Người dẫn chương trình: Hướng dẫn đóng vai trò gì trong điều này?

**Steve：**Khái niệm hướng dẫn và cuộc họp một đối một hoàn hảo phù hợp với nhau, một người hướng dẫn tốt thường không có lịch trình cá nhân, mà thay vào đó tương tác thực sự với người được hướng dẫn. Những cuộc họp một đối một này cung cấp cơ hội để cung cấp hướng dẫn và tư vấn, nhưng nhân viên là người khởi đầu quá trình này. Nếu nhân viên đề cập đến một vấn đề cụ thể, người quản lý có thể cung cấp giải pháp, trong khi người hướng dẫn sẽ hỏi bạn nghĩ sao về cách giải quyết vấn đề này?

Người dẫn chương trình: Theo bạn, người hướng dẫn nội bộ và người hướng dẫn bên ngoài, cái nào tốt hơn?

Steve: Điều này phụ thuộc vào vai trò cụ thể và trình độ mới cũ của nhân viên trong tổ chức. Thông thường, đối với một số vị trí cao cấp, người hướng dẫn nội bộ có thể cung cấp nhiều thông tin liên quan hơn, trong khi người hướng dẫn bên ngoài có thể phù hợp hơn trong một số trường hợp cụ thể.

Người dẫn chương trình: Làm thế nào để kết thúc một cuộc họp?

Steve: Mặc dù cuộc họp sẽ kết thúc, nhưng thường không có một kết thúc rõ ràng. Cuộc họp tốt nhất nên dừng lại sau năm hoặc ba phút cuối cùng để tóm tắt và xác định rằng chúng ta đã thảo luận về những nội dung này.

Hình thức hội nghị khác biệt

Người dẫn chương trình: Tại quỹ của chúng tôi, chúng tôi sẽ đánh giá các cuộc hội thảo và sẽ có một bảng xếp hạng sau khi cuộc hội thảo kết thúc. Điều này có phải là ý tưởng tốt không?

**Steve：**Rất tốt, nhưng việc sử dụng dữ liệu cần phải cẩn thận hơn. Như tôi đã đề cập trước đó, các nhà lãnh đạo thường cho rằng họ giỏi hơn người khác trong việc chủ trì cuộc họp, điều này dẫn đến các điểm mù về nhận thức. Khi họ cho rằng cuộc họp diễn ra tốt đẹp, họ thường không muốn thay đổi, vì vậy phản hồi và dữ liệu trở nên quan trọng, có thể giúp nâng cao nhận thức.

Người dẫn chương trình: Chúng ta có nên đứng để họp không?

Steve: Đôi khi có thể, nhưng không phải lúc nào cũng như vậy. Nghiên cứu cho thấy, thời gian cần thiết để tổ chức cuộc họp khi đứng gấp đôi thời gian cần thiết khi ngồi, và chất lượng kết quả tương đương. Tuy nhiên, nếu cuộc họp kéo dài, không ai muốn đứng suốt. Khi chủ trì cuộc họp, có nhiều lựa chọn như giữ im lặng, yêu cầu các tham dự viên đứng, hoặc thực hiện cuộc thảo luận theo cặp trước khi thảo luận nhóm. Ví dụ, cuộc họp nhanh 15 phút có thể chọn hình thức đứng, nhưng rõ ràng đứng không phải là lựa chọn tốt nhất cho cuộc họp kéo dài 8 giờ.

Người điều phối: Sự khác biệt giữa cuộc họp ảo và cuộc họp trực tiếp là gì? **

**Steve：**Trước dịch, đánh giá về cuộc họp ảo thường thấp, mọi người thích giao tiếp trực tiếp hơn. Nhưng theo thời gian, sự thích nghi với cuộc họp ảo tăng cao, hiệu quả cũng dần Tăng lên. Hiện nay, hiệu quả của cuộc họp ảo gần như ngang bằng với cuộc họp trực tiếp.

Thú vị là, hội thảo ảo có tiềm năng mạnh mẽ hơn trong một số khía cạnh. Bởi vì hội thảo ảo vốn là dân chủ, mọi người đều bình đẳng, không có hiệu ứng bàn chính. Ngoài ra, trò chuyện trực tuyến có thể đưa thêm giọng nói, plugin bỏ phiếu ẩn danh và Nhận thức chung nhanh chóng cũng làm cho cuộc thảo luận trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu khả năng bị ảnh hưởng bởi giọng nói mạnh mẽ. Do đó, hội thảo ảo có nhiều điểm mạnh, thậm chí ưu việt hơn hội thảo trực tiếp ở một số khía cạnh.

Người dẫn truyền hình: Ông có quan điểm gì về việc xử lý đa nhiệm?

**Steve：**Người ta thường làm nhiều việc khi họ tham gia cuộc họp, thực tế họ đang làm việc của họ. Hành vi này có thể làm tổn thương hiệu quả của cuộc họp, nhưng lại có lợi cho tổ chức. Có thể nói, xử lý đa nhiệm là triệu chứng của cuộc họp tệ.

“Liên kết gốc”