في Web3 الذي يمتلئ بالاجتماعات في كل يوم، كيف يمكن للفرد زيادة كفاءة اجتماعاته الخاصة؟ | العمق يتحدث

تعليق المحرر: بناءً على خلفية Token2049 الذي انتهى للتو، أثارت مناقشة كيفية تعزيز فعالية المؤتمرات، خاصةً عندما يكون محتوى المؤتمر غالبًا مكررًا. نأمل في تقديم جدول أعمال المؤتمرات الممتازة الحقيقية على شكل مشكلات تحتاج إلى حل، لزيادة الشعور بالغرض والالتزام لدى المشاركين. في الوقت نفسه، نشدد على أن المشاركين يجب أن يكونوا ذوي صلة بموضوع النقاش وتجنب التأثير السلبي للكثافة الزائدة للمشاركين على الكفاءة. لا يمكن تحقيق جو اجتماعي جيد دون توجيه قوي من قادة الفريق، حيث يحتاجون إلى متابعة ديناميكية الفريق وتعزيز التواصل والتصادم بين وجهات النظر المختلفة. بالإضافة إلى ذلك، تعد الاجتماعات الفردية المنتظمة أيضًا وسيلة مهمة لتعزيز شعور الموظفين بالانتماء ومعدل الاحتفاظ بهم، خاصةً عندما يتمكن المديرون من الاستماع إلى احتياجات الموظفين وفهمها. بشكل عام، يجب تعزيز جودة المؤتمرات من خلال تحديد الأهداف الرئيسية وتصميم الهيكل واختيار المشاركين وآلية التعليق، لضمان توفير قيمة فعلية في كل مرة يتم فيها عقد مؤتمر.

ملخص تجميع المشاكل الأساسية المناقشة:

· ضرورة الاجتماع ورؤية النجاح الرئيسية

· تردد الاجتماع وضبط جدول الأعمال

· نفسية المدير والمشاركين في الاجتماع

· موعد جلسة وملخص التغذية الراجعة

· أهمية شكل الاجتماع واجتماع واحد

· العلاقة بين التوجيه والتغذية الراجعة

ضرورة الاجتماع والهدف

المقدم: هل هناك الكثير من الاجتماعات الآن؟ في الولايات المتحدة، قد يكون هناك أكثر من مليار اجتماع يوميًا، بعضها ناجح للغاية والبعض الآخر ليس كذلك. اليوم سنناقش كيفية تحسين الاجتماعات. ستيف، هل جئت إلى أوسلو لهذا الاجتماع؟

ستيف: نعم، هذا هو الاجتماع الذي كنت أرغب في المشاركة فيه منذ فترة طويلة.

المقدم: كيف تولد اهتمامك بالاجتماع؟

ستيف: في الواقع، لا أستطيع أن أوضح ذلك، لكنني أشعر بالإحباط لأنني مشغول بالاجتماعات كل يوم، ولكني لا أشعر بأي إنجاز. هل هذا الشعور شائع بين العديد من العاملين؟ الإجابة هي بالتأكيد، فالأيام المليئة بالاجتماعات تجعل الإنسان مرهقًا.

المقدم: ما هو الرئيسي لنجاح الاجتماع؟

ستيف: تحتوي الاجتماعات الناجحة على عدة عوامل رئيسية. أولاً ، تكون الأهداف واضحة. تشير الدراسات إلى أن أفضل مقدمي الاجتماعات لديهم سمة مشتركة وهي أنهم ينظرون إلى أنفسهم كمديري وقت الآخرين. عندما تفكر بهذه الطريقة ، ستصبح أكثر قصدًا في اختيار وتصميم وتوجيه وانتهاء الاجتماع. عادةً ما نحافظ على هذا الوعي التنظيمي عندما نعقد اجتماعات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين ، ولكننا غالبًا ما نسترخي هذا المعيار عند عقد اجتماعات مع الفريق أو الزملاء. سنناقش كيفية تجسيد هذا الوعي بالأهداف في الاختيارات المحددة.

تردد وشكل الاجتماعات

المذيع: فمتى يجب عقد الاجتماع؟

ستيف: يجب عقد الاجتماع عندما يكون هناك هدف واضح وحاجة للتفاعل والمشاركة.

المُقَدِّمَة: هل يجب علينا تنظيم اجتماعات بشكل منتظم، مثل كل يوم اثنين؟

**Steve：**إذا كان هناك أسباب كافية لترتيب الأمور بهذه الطريقة، فإنه ينبغي أن لا نعقد الاجتماعات فقط بمجرد العادة. يجب أن نكون أكثر حذرًا ونضمن ترتيب الاجتماعات فقط عند الضرورة المطلقة.

المقدم: إذا متى يجب إرسال البريد الإلكتروني؟

ستيف: بعض الرسائل يمكن أن تتحول فعليا إلى اجتماعات، بينما يمكن استبدال بعض الاجتماعات بالبريد الإلكتروني، الأمر الرئيسي هو ما إذا كان المحتوى يتطلب التفاعل. إذا كان المحتوى يتطلب المشاركة، فإن الاجتماع هو الشكل المثالي. دعونا نناقش طريقة تقنية، وهذا مرتبط بجدول أعمال الاجتماع. الجميع يعرف أهمية وضع جدول أعمال الاجتماع، ولكن أرغب في طرح طريقة بديلة لمساعدة الجميع في تقييم متى ينبغي عقد الاجتماع ومتى لا ينبغي.

بدلا من تصنيف جدول الأعمال كموضوع للمناقشة، من الأفضل أن ننظر إليه على أنه مشكلة تحتاج إلى حل. عند تحديد جدول الأعمال كمشكلة، ستحتاج إلى التوقف والتفكير بجدية: لماذا أقيم هذا الاجتماع؟

بهذه الطريقة ، ستكون أكثر وضوحًا حول من هم المشاركون الرئيسيون في الاجتماع لأنهم ذوو صلة وثيقة بهذه المسائل. في الوقت نفسه ، يمكنك أيضًا تقييم نجاح الاجتماع بشكل أفضل - إذا تم الرد على الأسئلة ، فإن الاجتماع فعال. إذا لم تتمكن من التفكير في أي أسئلة ، فقد لا يكون من الضروري عقد الاجتماع.

تحسين عملية كاملة لحجم المشاركين في الاجتماع والوقت والملخص

المذيع: ما هو عقلية المدير؟

Steve： هذا يعني أنك تحترم وقت الأشخاص عند دعوتهم لحضور الاجتماع. عندما تكون لديك هذه ال mentalidad الإدارية، ستقوم باختيارات أكثر عناية لضمان أن استثمار الوقت في هذا الاجتماع يعود بقيمة، ويجعل الناس يشعرون أنه ليس إنفاقًا بل هو كسب.

المضيف: من يجب أن يحضر الاجتماع؟

ستيف: يجب أن يكون الأشخاص الذين يمكنهم الإجابة على الأسئلة الهامة هم الذين يحضرون الاجتماع. خلال فترة الجائحة ، ندعو عشوائياً العديد من الأشخاص للحضور لكي لا يشعروا بالاستبعاد. تأتي رغبة توسيع حجم الاجتماع من ثلاثة عوامل: الأولى ، وهي الخيرية ، وتريد أن تشارك الجميع. الثانية ، الكسل ، وتبدد تقويم الآخرين بأي شيء. الثالث ، القلق ، وخاصة في خلفية العمل عن بعد ، القادة يفتقرون إلى الثقة في الإدارة ، وبالتالي يعبرون عن وجود الإدارة من خلال زيادة عدد الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع.

المقدم: ما هو حجم الاجتماع المثالي؟

ستيف: تعتمد على الأثر التفاعلي الذي ترغب في تحقيقه ، إذا كنت حقا ترغب في خلق تفاعل ، فإن الأمر صعب للغاية مع أكثر من 8 أشخاص ، حيث يجب أن يكون المقدم للبرنامج لديه قدرة توجيه قوية.

المقدم: كم يجب أن تستمر الاجتماع؟

ستيف: يجب السيطرة على الوقت في الحد اللازم ، ولكن غالبًا ما يتم امتلاء وقت الاجتماع. هذا ما يسمى بقانون باركنسون ، حيث يتم توسيع العمل ليشمل الوقت المخصص له. إذا تم تحديد الاجتماع لمدة 60 دقيقة ، فسيستغرق الاجتماع كل الـ 60 دقيقة. ومع ذلك ، يمكننا الاستفادة من هذا المبدأ. إذا قصرنا وقت الاجتماع إلى 25 دقيقة ، فإنه يمكن تنفيذ المهمة بالفعل. تشير الدراسات إلى أن تقليل حوالي 5 دقائق من وقت الاجتماع المحدد يخلق ضغطًا إيجابيًا ، ويعزز التركيز ، ويؤدي إلى أداء أفضل للفريق.

المضيف: هل تكون مفيدة تسجيل محتوى الاجتماع للأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور؟

**Steve：**نعم، تسجيل محتوى الاجتماع يساعد الأشخاص الغائبين على الشعور بأنهم ليسوا مشكوكا فيهم.

المضيف: كيف تجعل الاجتماع فعالًا وجذابًا؟

يجب على المضيف أن يدرك أنه مضيف الاجتماع. يجب أن يرحب بالمشاركين ويقدم التعريف ويعبر عن الامتنان ويساعد الجميع في التحول من الحالة السابقة إلى الاجتماع. على سبيل المثال: لم أسمع رأيك بعد ، غون ، ما هو رأيك في ذلك؟ أو: ساندي ، أعلم أنك تعمل على أشياء مماثلة ، هل يمكنك مشاركتها؟ يمكن للمضيف بذلك تشجيع تصادم وجهات النظر المختلفة وتعزيز التلخيص في نهاية الاجتماع.

مدير الحوار: لقد ذكرت أهمية الصراع في الاجتماع. كان لدينا مؤسس بيكسار إد كاترمول ، الذي ذكر ستيف · جوبز. قام بفصل اثنين من أعضاء مجلس الإدارة لأنهم لم يختلفوا معه أبدا في الاجتماعات. قال إنه إذا لم تعترض ، فأنت لا تساهم في الشركة. إذن كيف تخلق بيئة يكون فيها الناس على استعداد للتعبير عن آراء مختلفة؟ **

ستيف: بالطبع نأمل في وجود صراع في الاجتماع، ولكن يجب أن يكون صراعًا فكريًا وليس شخصيًا. لإيجاد ثقافة تتسم بهذا الصراع الفكري، يحتاج القادة أولاً إلى التعبير بوضوح عن توقعاتهم، ويجب تشجيع هذه التصادمات الفكرية أثناء الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، الصمت هو أيضًا وسيلة فعالة لإحداث الصراع. إذا كان الفريق يتفاعل بدون أي صوت، مثل الكتابة معًا في وثيقة واحدة، ستكون فعالية عملية التفكير الجماعي أكبر. وبهذه الطريقة، يمكن لكل فرد أن يساهم في الأفكار في نفس الوقت دون تأثره بالشخص الذي يتحدث أولاً، وبالتالي الحصول على آراء مختلفة أكثر.

المضيف: كيف يمكن أن أصبح مستمعًا جيدًا؟

ستيف: هناك مكونات متعددة للاستماع ، ومفتاح الاستماع هو الاهتمام بما يقوله الشخص الآخر. لذلك ، فإن الاستماع الفعال يدور حول الانخراط الحقيقي في كلمات الشخص الآخر ومحاولة فهم ما يقوله. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تعبيرات مثل ساعدني على الفهم أو من فضلك قل المزيد ، كل ذلك من أجل التفاعل بشكل أفضل مع الشخص الآخر.

المضيف: ما هو الوقت المناسب لإجراء اجتماع فردي؟

**ستيف: **نحن نتحدث واحداً تلو الآخر كل يوم، ولكنني أريد التحدث عن شيء مختلف. الكتاب الذي كتبته يدعى “سعدت بلقائنا: فن وعلم الاجتماع الفردي”. في هذا السياق، الاجتماع الفردي هو الذي يتم بين المدير والمرؤوس المباشر، وليس استعدادًا للمدير. إنه المساحة المخصصة للموظفين للتعبير عن أفكارهم وأفكارهم، ويكفي للمدير أن يستجيب لما يقدمه الموظف. أظهرت الدراسات أن مشاركة المدير بانتظام في هذا النوع من الاجتماعات الفردية، فإنه عند تحدث الموظفين عن تحدياتهم وأفكارهم واهتماماتهم وفرصهم، فإن مشاركتهم ستكون أكبر، وسيكون من الأسهل الحفاظ على المواهب الرائدة.

قمنا بالتحقيق من جهتين. أولاً، استطلعنا تفضيلات الأشخاص فيما يتعلق بتكرار اجتماعات الفردية مع المدير، وقد اختارت الغالبية العظمى اجتماعًا مرة واحدة في الأسبوع. ثم، قمنا بمراقبة العلاقة بين التكرار ومشاركة العمل، واكتشفنا أن فعالية الاجتماع الفردي مرة في الأسبوع أو مرة كل أسبوعين هي الأفضل. وغالبًا ما يؤدي اجتماع مرة واحدة في الشهر إلى نقص في الاستمرارية في العلاقة، ويجعل النقاش قديمًا ومتفرقًا.

المقدمة: كم يجب أن يجتمع المدير مع عدد من الأشخاص في اجتماع واحد؟

**ستيف: ** يجب أن يعقد المديرون اجتماعات فردية مع كل من مرؤوسيهم المباشرين. في الحالة المثالية ، لا يجب أن يتجاوز عدد المرؤوسين المباشرين عشرة. لا يهم مدة هذه الاجتماعات بقدر ما يهم تنظيمها بانتظام ، حيث يكون لها نفس تأثير اجتماعات الساعة كل أسبوع لمدة 20 دقيقة. كمدير ، إذا كنت تشعر بعدم وجود وقت لعقد اجتماعات فردية ، فستخسر أفضل المواهب.

المذيع: إذا كانت الاجتماعات الفردية مهمة جدًا ، فلماذا يتردد الناس في القيام بها؟

Steve： لأن الجميع مشغولون بإدارة الوقت، في الغالب يفكرون في الاجتماعات التي يمكن تجنبها. عنوان بديل لكتابي هو الاجتماعات التي لا يمكن استبدالها بالبريد الإلكتروني، لأن الاجتماعات الفردية هي كذلك.

المضيف: هل يمكنك التحدث عن أهمية الاجتماعات الفردية ومثل هذه الاجتماعات؟

ستيف: الاجتماع الفردي هو نقاش عميق بين مشاركين اثنين ، وهو أمر حاسم لبناء الثقة وحل المشاكل وتعزيز التطور الشخصي. يمكن أن يعزز هذا النوع من الاجتماعات التواصل المباشر أكثر ويجعل الطرفين يفهمون احتياجات بعضهما البعض وتحدياتهم بشكل أفضل. في العادة ، يتحدث أعلى المسؤولين في الاجتماعات بشكل أكبر ، لكنهم لا يفهمون حقًا ديناميات الاجتماع. كلما كان القائد أعلى مستوى ، كان من الأسهل أن يغرق في كلماته الخاصة ويعتقد أن هذا رائع. يرى أن كلما تحدث المزيد من الأشخاص ، كانت تجربة الاجتماع أفضل. لذلك ، قد يشعر المرء بالنجاح في نهاية الاجتماع ، لكن المشاركين الآخرين قد لا يشعرون بنفس الشعور.

المضيف: ما هو دور التوجيه في هذا؟

**ستيف: **مفهوم التوجيه والاجتماع الفردي يتوافق تمامًا، والمرشد الجيد عادةً ليس لديه جدول زمني شخصي بل يتفاعل فعليًا مع المرشح. يوفر هذه الاجتماعات الفردية فرصة لتقديم التوجيه والدعم، ولكن الموظف هو الشخص الذي يبدأ هذه العملية. إذا طرح الموظف مشكلة محددة، يمكن للمدير أن يقدم حلاً، بينما سيسأل المرشد عن رأيك في كيفية حل هذه المشكلة؟

المقدم: في رأيك، أيهما أفضل، المرشد الداخلي أم الخارجي؟

ستيف: يعتمد هذا على الدور المحدد وعلى مدى جديّة الموظف في المنظمة. عمومًا، يمكن للمرشد الداخلي توفير معلومات ذات صلة أكثر بالمناصب العليا، بينما قد يكون المرشد الخارجي أكثر مناسبة في حالات معينة.

كيفية إنهاء اجتماع؟

ستيف: على الرغم من انتهاء الاجتماع، إلا أنه عادة لا يكون هناك خاتمة واضحة. يجب أن يتوقف الاجتماع الجيد قبل خمس دقائق أو ثلاث دقائق من النهاية لإجراء تلخيص وتوضيح ما تمت مناقشته.

أسلوب اجتماع مختلف

المضيف: في مؤسستنا، نقوم بتقييم الاجتماعات وبعد انتهاء الاجتماع يتم إعداد قائمة تصنيف. هل هذه فكرة جيدة؟

Steve： جيد جدًا، ولكن استخدام البيانات يتطلب تفاصيل أكثر. كما ذكرت سابقًا، يعتقد القادة في كثير من الأحيان أنهم أفضل من الآخرين في تقديم الاجتماعات، مما يؤدي إلى نقطة عمياء في الإدراك. عندما يعتقدون أن الاجتماعات تسير بشكل جيد، فإنهم عادةً ما يكونون غير راغبين في التغيير، لذا فإن التغذية المرتدة والبيانات تصبحان مهمتين بشكل خاص، حيث يمكن أن تساعد في رفع الوعي.

المقدم: هل يجب أن نقف أثناء الاجتماع؟

ستيف: في بعض الأحيان يمكن ذلك، ولكن ليس دائمًا. تشير الأبحاث إلى أن الاجتماعات التي تعقد واقفة تستغرق وقتًا أقل بنسبة 50٪ عمومًا وتحقق نتائج ذات جودة مماثلة. ومع ذلك، إذا كانت الاجتماعات طويلة، فلن يكون أحد على استعداد للوقوف طوال الوقت. عندما يتولى القائد إدارة الاجتماع، يوجد العديد من الخيارات، مثل البقاء هادئًا، أو جعل المشاركين يقفون، أو إجراء مناقشة متناغمة قبل المناقشة الجماعية. على سبيل المثال، يمكن اختيار شكل الوقوف للاجتماع السريع الذي يستغرق 15 دقيقة، ولكن من الواضح أن الوقوف ليس الخيار الأمثل عندما يكون الاجتماع استراحة لمدة ثماني ساعات.

المقدم: ما هي الفروقات بين الاجتماعات عبر الإنترنت والاجتماعات وجهاً لوجه؟

Steve: قبل الجائحة ، كان تقييم الاجتماعات الافتراضية منخفضًا بشكل عام ، وكان الناس يفضلون التواصل وجهًا لوجه. ولكن مع مرور الوقت ، زاد تكيف الناس مع الاجتماعات الافتراضية وزادت الكفاءة تدريجياً. الآن ، تكاد كفاءة الاجتماعات الافتراضية تكون على قدم المساواة مع الاجتماعات وجهًا لوجه.

مثير للاهتمام ، تحظى الاجتماعات الافتراضية بمزيد من الإمكانات في بعض الجوانب. نظرًا لأن الاجتماعات الافتراضية هي في الأساس ديمقراطية ، فإن الجميع متساوون ولا يوجد تأثير الطاولة الرئيسية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يجلب الدردشة عبر الإنترنت مزيدًا من الأصوات بشكل فعال ، ويسمح برنامج التصويت المجهول والإجماع السريع بالوصول إلى نقاشات أكثر كفاءة وتقليل الاحتمالات المتعلقة بتأثير الأصوات القوية. لذلك ، للمؤتمرات الافتراضية العديد من المزايا ، وحتى في بعض الجوانب تفوق المؤتمرات وجهًا لوجه.

المذيع: ما هو رأيك في معالجة المهام المتعددة؟

**Steve：**عندما يقوم الأشخاص بالقيام بالعديد من المهام خلال الاجتماعات، فإنهم في الواقع يقومون بعملهم. هذا السلوك قد يؤدي إلى تقليل فعالية الاجتماع، لكنه يكون مفيدًا للمؤسسة. يمكن القول إن التعامل مع العديد من المهام هو أحد أعراض سوء الاجتماعات.

“رابط المقال الأصلي”