Chi phí cố định là gì? Sự khác biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi trong quản lý doanh nghiệp

Phân loại chi phí trong doanh nghiệp là kiến thức cơ bản mà mọi nhà quản lý đều nên hiểu rõ. Câu hỏi quan trọng đối với việc lập kế hoạch tài chính và quyết định đầu tư là chi phí cố định nào. Khi chúng ta có thể phân biệt rõ ràng giữa chi phí cố định (Fixed Cost) và chi phí biến đổi (Variable Cost), sẽ giúp kiểm soát chi phí hiệu quả và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp một cách đáng kể.

Chi phí cố định (Fixed Cost) là gì và đặc điểm như thế nào

Chi phí cố định là khoản chi không thay đổi trong một khoảng thời gian nhất định, bất kể doanh nghiệp hoạt động nhiều hay ít. Những khoản này luôn phải trả, giống như bạn phải trả tiền thuê nhà dù ở nhà hay đi ra ngoài.

Đặc điểm chính của chi phí cố định là tính ổn định và khả năng dự đoán cao, vì doanh nghiệp biết rằng sẽ phải trả cùng một số tiền mỗi tháng. Điều này giúp việc lập kế hoạch tài chính và phân bổ ngân sách trở nên dễ dàng hơn. Đây là lợi thế của chi phí cố định trong việc lập kế hoạch.

Ví dụ về chi phí cố định mà doanh nghiệp phải trả liên tục

• Tiền thuê mặt bằng (Rent): Văn phòng, nhà máy hoặc cửa hàng, là khoản chi cố định hàng tháng hoặc hàng năm không đổi.

• Lương và phúc lợi nhân viên (Salary & Benefits): Tiền lương nhân viên thường xuyên và quản lý, trả đều đặn không phụ thuộc vào sản lượng.

• Chi phí bảo hiểm (Insurance): Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm, bảo hiểm sức khỏe nhân viên, là các khoản chi phòng ngừa rủi ro phải trả định kỳ.

• Khấu hao tài sản (Depreciation): Phân bổ chi phí khấu hao của máy móc, tòa nhà và thiết bị dùng trong hoạt động.

• Lãi vay (Interest Expense): Lãi phải trả cho ngân hàng hoặc chủ nợ, tương đối cố định trong một khoảng thời gian nhất định.

• Chi phí tiện ích (Utilities): Điện, nước, điện thoại, có hợp đồng tối thiểu hàng tháng.

Chi phí biến đổi (Variable Cost) là gì và khác gì so với chi phí cố định

Chi phí biến đổi là khoản chi thay đổi theo khối lượng sản xuất hoặc doanh số bán hàng của doanh nghiệp. Khi sản xuất tăng, chi phí biến đổi cũng tăng theo tỷ lệ, và khi giảm, chi phí này cũng giảm.

Điểm khác biệt chính giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi là dựa trên việc chi phí đó có thay đổi theo hoạt động hay không. Nếu không thay đổi, đó là chi phí cố định; nếu thay đổi theo hoạt động, đó là chi phí biến đổi.

Ví dụ về chi phí biến đổi

• Nguyên vật liệu (Raw Materials): Chi phí mua nguyên liệu dùng trong sản xuất, tăng khi sản xuất nhiều hơn.

• Tiền công trực tiếp (Direct Labor Cost): Tiền lương công nhân theo giờ hoặc theo sản phẩm.

• Chi phí đóng gói và vận chuyển (Packaging & Shipping): Vật liệu đóng gói và phí vận chuyển hàng đến khách hàng.

• Hoa hồng bán hàng (Sales Commission): Tiền hoa hồng trả cho nhân viên bán hàng dựa trên doanh số.

• Năng lượng sản xuất (Production Energy): Điện, nước dùng trong quá trình sản xuất.

Bảng so sánh chi phí cố định và chi phí biến đổi

Phân tích tổng chi phí trong quyết định kinh doanh

Phân loại rõ ràng chi phí giúp doanh nghiệp phân tích tổng chi phí (Total Cost) chính xác hơn. Tổng chi phí = Chi phí cố định + Chi phí biến đổi. Hiểu rõ công thức này là nền tảng quan trọng cho các quyết định sau:

Xác định giá bán

Doanh nghiệp cần đặt mức giá đủ cao để bù đắp cả chi phí cố định và biến đổi, đồng thời tạo lợi nhuận. Nếu biết chi phí cố định, sản lượng hàng tháng và chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị, có thể tính chính xác mức giá bán tối thiểu.

Lập kế hoạch tăng lợi nhuận

Khi muốn tăng lợi nhuận, doanh nghiệp có thể:

• Giảm chi phí biến đổi bằng cách mua nguyên liệu giá tốt hơn.
• Tăng sản lượng và doanh số để chi phí cố định phân bổ cho nhiều sản phẩm hơn (Economies of Scale).
• Giảm chi phí cố định, ví dụ chuyển sang thuê mặt bằng rẻ hơn.

Quyết định đầu tư thiết bị

Nếu chi phí lao động trực tiếp cao, doanh nghiệp có thể xem xét đầu tư máy móc, chuyển chi phí biến đổi thành cố định (khấu hao, bảo trì). Quyết định này phụ thuộc vào sản lượng đủ lớn để đầu tư có sinh lời hay không.

Tìm điểm hòa vốn (Break-even Point)

Doanh nghiệp có thể tính số lượng hàng cần bán để hòa vốn bằng công thức: Điểm hòa vốn = Chi phí cố định ÷ (Giá bán trên mỗi đơn vị - Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị)

Đặc điểm của chi phí bán biến (Semi-variable Cost)

Ngoài chi phí cố định và biến đổi, còn có chi phí bán biến, có cả phần cố định và phần biến đổi. Ví dụ như tiền điện có phần cố định hàng tháng cộng với phần tăng theo mức tiêu thụ. Khi doanh nghiệp hiểu rõ các thành phần này, có thể quản lý chi phí hiệu quả hơn.

Tại sao cần biết đâu là chi phí cố định

Phân biệt rõ ràng chi phí cố định và biến đổi không chỉ là kiến thức kế toán thông thường mà còn là công cụ chiến lược quản trị doanh nghiệp. Khi mọi người trong tổ chức, từ nhà quản lý đến đại lý phân phối, hiểu rõ cấu trúc chi phí, sẽ cùng nhau đưa ra quyết định giúp nâng cao hiệu quả và lợi nhuận.

Chi phí cố định và biến đổi là nền tảng của quản lý tài chính, lập kế hoạch quản trị và nâng cao khả năng cạnh tranh. Hiểu rõ đặc điểm của từng loại và vận dụng phù hợp trong thực tế là kỹ năng mà mọi nhà quản lý cần phát triển thành thạo.