Khấu hao (Depreciation) và Chi phí trích trước (Amortization) - Công cụ mà kế toán viên cần biết

Tại sao cần hiểu về khấu hao và phân bổ chi phí

Khi doanh nghiệp của bạn mua tài sản, nó không biến mất chỉ vì chi phí tăng lên, mà giá trị của nó sẽ giảm dần theo từng năm. Vấn đề là: bạn sẽ ghi nhận chi phí này như thế nào trong báo cáo tài chính? Chính xác đây là nơi khấu hao và phân bổ chi phí đóng vai trò quan trọng.

Hai công cụ này giúp công ty:

• Ghi nhận chi phí tài sản một cách hệ thống
• So sánh doanh thu với chi phí thực tế từng năm
• Tính toán lợi nhuận ròng chính xác hơn
• Giảm thuế đúng quy định

Nếu doanh nghiệp của bạn không áp dụng các phương pháp này, lợi nhuận sẽ trông có vẻ tăng lên trong năm đầu, nhưng thực chất bạn đang che giấu chi phí thực sự của hoạt động kinh doanh.

Khấu hao (Depreciation) là gì

Khấu hao là quá trình kế toán phân bổ chi phí của tài sản hữu hình theo từng năm dựa trên tuổi thọ sử dụng của nó.

Hãy hình dung như thế này: Công ty mua máy tính và laptop với giá 50,000 บาท, dự kiến sử dụng trong 5 năm, còn giá trị còn lại là 5,000 บาท. Khấu hao mỗi năm sẽ là (50,000 - 5,000) ÷ 5 = 9,000 บาท.

Điểm quan trọng: Khấu hao không phải là tiền mặt thực sự. Nó chỉ là ghi nhận kế toán. Bạn trả tiền đầy đủ khi mua, sau đó phân bổ chi phí theo từng năm.

Ví dụ thực tế về khấu hao

Tình huống: Công ty nhập khẩu máy móc giá 100,000 บาท, dự kiến sử dụng trong 5 năm, giá trị còn lại là 0.

• Năm 1: ghi nhận khấu hao 20,000 บาท
• Năm 2: ghi nhận khấu hao 20,000 บาท
• Năm 3-5: tương tự

Sau 5 năm, giá trị tài sản trong sổ sách sẽ là 0, mặc dù máy móc vẫn còn có thể sử dụng thực tế.

Tài sản nào được tính khấu hao

Tài sản có thể tính khấu hao:

• Phương tiện vận chuyển (Xe ô tô, xe tải)
• Tòa nhà và công trình xây dựng
• Máy móc và thiết bị
• Máy tính và điện tử
• Nội thất và thiết bị văn phòng

Tài sản không thể tính khấu hao:

• Đất (Không giảm giá)
• Bộ sưu tập (Nghệ thuật, đồng xu)
• Cổ phiếu và trái phiếu
• Tài sản cá nhân
• Tài sản sử dụng dưới 1 năm

Các phương pháp tính khấu hao 4 kiểu

1. Phương pháp đường thẳng (Straight-line) - đơn giản nhất

Tính khấu hao đều nhau mỗi năm trong suốt tuổi thọ của tài sản.

Công thức: (Giá trị tài sản - Giá trị còn lại) ÷ tuổi thọ sử dụng

Ưu điểm:

• Dễ tính toán và ghi chép
• Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ

Nhược điểm:

• Không phản ánh việc bảo trì tài sản tăng lên theo tuổi
• Không phản ánh chính xác sự giảm giá thực của một số loại tài sản

2. Phương pháp giảm dần hai lần (Double-declining Balance)

Còn gọi là “phương pháp khấu hao nhanh” - tính khấu hao nhiều trong năm đầu, ít hơn các năm sau.

Phương pháp này phù hợp với tài sản giảm giá nhanh từ khi bắt đầu sử dụng, như ô tô hoặc thiết bị công nghệ.

Ưu điểm:

• Phản ánh thực tế hơn
• Tận dụng lợi ích giảm thuế trong năm đầu
• Bù đắp chi phí bảo trì tăng theo tuổi

Nhược điểm:

• Tính toán phức tạp hơn
• Có thể còn lại giá trị vượt quá thực tế cuối cùng

3. Phương pháp tổng số năm (Sum-of-the-years-digits)

Là một trong các phương pháp khấu hao nhanh, dựa trên tỷ lệ phần trăm của số năm còn lại để tính.

Ví dụ: tài sản có tuổi thọ 5 năm:

• Năm 1: tính 5/15 của giá trị giảm dần
• Năm 2: tính 4/15 của giá trị giảm dần
• v.v.

4. Đơn vị sản xuất (Units of Production)

Tính khấu hao dựa trên mức độ sử dụng thực tế, không theo năm.

Ví dụ: Máy sản xuất hàng hóa, nếu thiết kế để sản xuất 100,000 sản phẩm, và năm nay sản xuất được 20,000 sản phẩm, thì khấu hao năm này = (20,000 ÷ 100,000) × tổng chi phí

Ưu điểm:

• Phản ánh mức độ sử dụng thực tế
• Nếu không sử dụng, không tính khấu hao

Nhược điểm:

• Cần theo dõi mức độ sử dụng thực tế, phức tạp
• Khó dự đoán tuổi thọ chính xác

Phân bổ chi phí (Amortization) là gì

Nếu khấu hao áp dụng cho tài sản hữu hình, thì phân bổ chi phí dùng cho tài sản vô hình (Intangible Assets)

Tài sản vô hình gồm:

• Bản quyền và sáng chế
• Thương hiệu
• Phần vượt giá khi mua bán (Goodwill)
• Hợp đồng thuê

Ví dụ về phân bổ chi phí tài sản vô hình

Công ty mua bản quyền máy móc giá 10,000 บาท, sử dụng trong 10 năm.

Phân bổ mỗi năm = 10,000 ÷ 10 = 1,000 บาท/năm

Mối liên hệ giữa khấu hao và phân bổ chi phí trong thanh toán nợ

Các khoản vay như vay mua nhà hoặc vay ô tô cũng có “phân bổ chi phí”, nhưng ý nghĩa khác nhau.

Ví dụ: vay 100,000 บาท, trả góp trong 5 năm.

Mỗi kỳ trả 20,000 บาท, phần này gọi là “phân bổ khoản vay”. Khoản này gồm:

• Gốc vay (Principal)
• Lãi suất (Interest)

Quan trọng: Ban đầu, phần lớn khoản trả là lãi, theo thời gian, phần trả gốc tăng lên. Ví dụ:

• Năm 1: lãi 8,000 บาท + gốc 12,000 บาท
• Năm 5: lãi 1,000 บาท + gốc 19,000 บาท

Sự khác biệt chính giữa hai phương pháp

Mối liên hệ với EBIT và EBITDA

Khấu hao và phân bổ chi phí ảnh hưởng đến lợi nhuận kế toán, là các ví dụ quan trọng:

EBIT (Lợi nhuận trước lãi vay và thuế - lợi nhuận trước lãi vay và thuế)

EBIT = Doanh thu - Tổng chi phí (bao gồm khấu hao và phân bổ chi phí) + Lãi vay

Công thức đơn giản:

1. Bắt đầu từ lợi nhuận ròng
2. Thêm lại lãi vay
3. Kết quả = EBIT

EBITDA (Lợi nhuận trước lãi vay, thuế, khấu hao và phân bổ chi phí)

EBITDA = EBIT + Khấu hao + Phân bổ chi phí

Điểm khác biệt:

• EBIT: Trừ khấu hao
• EBITDA: Thêm khấu hao trở lại

Tại sao điều này quan trọng?

So sánh hai công ty:

• Công ty A: có nhà máy, khấu hao cao 10 triệu đồng/năm
• Công ty B: dịch vụ, khấu hao thấp 1 triệu đồng/năm

Nếu chỉ xem EBIT, công ty A có vẻ lợi nhuận thấp hơn, nhưng nếu xem EBITDA, ta thấy cả hai đều có khả năng sinh lợi tương đương.

Nhà đầu tư thường xem EBITDA để so sánh hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp có cấu trúc vốn khác nhau.

Tóm tắt và mẹo thực hành

Khấu hao và phân bổ chi phí là các công cụ kế toán không liên quan đến tiền mặt thực tế, nhưng rất quan trọng để:

• Hiển thị lợi nhuận chính xác
• So sánh các công ty
• Giảm thuế hợp lý

Đối với nhà đầu tư: Đừng chỉ chú ý đến EBIT, hãy xem cả EBITDA để hiểu rõ thực trạng hoạt động của doanh nghiệp.

Đối với chủ doanh nghiệp: Chọn phương pháp tính khấu hao phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Phương pháp đường thẳng dễ thực hiện nhưng có thể không phù hợp cho các doanh nghiệp có tài sản giảm giá nhanh.